Règlement (R.O.I)

BMW Moto Club Wallonie, Association Sans But Lucratif (asbl)

Adresse sociale : Rue Chant des Oiseaux 18 à 7021 Havré

Numéro d’entreprise : 888.949.768

Site internet : https://bmwmcwallonie.wordpress.com

R.O.I.

Version 2018 REGLEMENT D’ORDRE INTERIEUR       

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Le règlement d’ordre intérieur (R.O.I.) complète les statuts de l’Association.

Les membres sont tenus de le respecter tout comme lesdits statuts.

PRELIMINAIRES 

La qualité de « membre adhérent ou effectif » est réservée aux propriétaires d’une moto de marque BMW et éventuellement leur conjoint, compagne ou compagnon, soucieux de rouler dans l’esprit tourisme et découvertes et acceptant de s’intégrer dans l’équipe déjà en place en participant aux activités de l’Association.

1° ADMISSION DES MEMBRES

Le conseil d’administration (CA) est souverain en ce domaine.

Tout nouvel inscrit et en ordre de cotisation fera une période de stage de minimum 3 mois et devra participer à au moins 3 activités avant que son adhésion ne soit automatiquement officielle.

Il aura au préalable marqué son accord sur son acceptation des Statuts et du présent ROI et aura remis à un membre du Comité, sa fiche interne « membre-pilote », dûment complétée et signée. La période de stage ne débutera pas tant que cette condition n’est pas remplie.

Durant cette période de stage, le CA se réserve le droit de ne pas donner de suite favorable

à sa demande, la cotisation restant alors acquise pour le Club.

Il existe trois catégories de membres (cfr les Statuts) :

  1. Les membres effectifs :Cette catégorie est réservée aux seuls possesseurs et utilisateurs d’une moto BMW ainsi qu’à leur conjoint, compagne ou compagnon.Sauf circonstances exceptionnelles, seront seuls admis les membres qui : -auront participé à au moins 10 activités dont au moins 7 balades à moto

    lors de la saison précédente

    -auront réglé leur cotisation avant le 15 février de l’année en cours

    -auront été membres adhérents auparavant

-ne font pas partie de l’équipe dirigeante d’un autre club moto.

-auront été acceptés par le vote de l’assemblée générale (ordinaire ou extraordinaire – AG ou AGE) après leur demande officielle d’admission.

Ils participent aux assemblées (AG et AGE) qui est omnipotente et ont droit de vote.

Ils prennent toutes les décisions capitales du club dans le cadre de l’AG ou l’AGE,   

dont notamment la nomination des administrateurs….

  1. Les membres adhérents :Cette catégorie rassemble les motards venant de faire leur demande d’adhésion au Club et ayant été acceptés par le CA (voir ci-dessus).Ils ne répondent pas encore aux critères ci-dessus (fréquentation….) pour être effectifs. Ils sont tenus au paiement de la cotisation prévue. Ils peuvent participer à toutes les activités du club, hormis celles réservées aux membres effectifs.Ils ne participent pas aux AG et n’ont pas de droit de vote.Dans cette catégorie seront admissibles à titre exceptionnel des personnes utilisant des motos d’une autre marque que BMW, pour autant qu’elles s’engagent à donner leur préférence à cette marque lors de leur prochain achat.
  2. Les membres sympathisants :Ce ne sont pas des motards. Ils s’intéressent à l’association et contribuent à sa prospérité, par leurs activités, conseils et générosité.Ils ne participent pas non plus aux AG et n’ont aucun droit de vote.

2° REUNION DES MEMBRES

 

Une réunion des membres se tiendra normalement et régulièrement au local du club,

généralement le 1er vendredi de chaque mois à 19h30 durant la période (saison)

du 1er avril au 30 octobre inclus d’une même année.

Cette réunion pourrait parfois se dérouler à un autre jour en fonction de la disponibilité du local de réunion, mais alors une communication préalable serait faite aux membres.

3° REUNION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION (CA)

Le CA et les éventuels responsables de fonctions particulières ou d’activités se réuniront

soit au moment des réunions des membres (voir ci-dessus), une demi-heure précédant la réunion des membres en se tenant à la disposition de ceux-ci, soit en dehors de cette réunion mensuelle, quand et où ils le souhaiteront ou le jugeront nécessaire.

4°  SECURITE

La sécurité est affaire de tous et de chacun au sein du Club.

Tout membre est « responsable » à titre individuel de la sécurité sur la route et dans les activités du club. Tout membre a accepté les statuts et le ROI du club et donc aura le souci permanent de sa sécurité et de celle du groupe dans lequel il évolue.

L’intérêt « général » prime toujours sur l’intérêt « individuel ».

Le comité établit, en concertation avec les organisateurs d’activités, les modalités de déplacement en fonction des pilotes présents, de leur nombre, de leur conduite, de l’itinéraire envisagé, de la configuration des lieux, des conditions climatiques du moment, ……

Il organise suivant les possibilités des formations adaptées.

Il conseille les nouveaux membres sur les pratiques de conduite du club.

En l’absence d’un membre du comité, l’organisateur d’une activité reste en dernier recours le seul maître et responsable de son activité. Ses décisions priment, tout en ayant l’obligation éventuelle lui aussi de se justifier par après auprès du CA ou même d’une AG en cas de conflit intervenu.

5° SANCTIONS SUR UN MEMBRE

S’expose à sanction (remarque, blâme, suspension ou exclusion) tout membre qui, par son comportement, nuit à la sérénité et à la sécurité des activités ou à la réputation de l’association

Les points suivants constituent une liste non exhaustive de motif de sanction :

  1. a) Conduire ou se présenter à une activité moto :    – en tout état manifeste répréhensible par les lois (boissons, drogues….).    – sans permis de conduire moto valable.    – avec un véhicule non couvert par une assurance en responsabilité civile      en cours de validité.

       – avec un véhicule qui ne satisfait pas au règlement technique

         des motocyclettes et cyclomoteurs.

       – en état vestimentaire non approprié ou non réglementaire.

  2. b)  Refuser de présenter ses documents officiels à la demande d’un membre du CA ou      à un agent des forces de l’ordre.c)  Omettre de signaler immédiatement au CA tout changement dans ses      informations reprises sur sa fiche « membre-pilote » du club.
  1. Mettre la sécurité des autres membres gravement en danger de manière régulière ou volontaire.
  • Divulguer des documents sociaux, comptables ou privés appartenant à l’association.

L’organisateur d’une activité spécifique (balade, trip….) ou un membre du CA, peut refuser la participation d’un membre ou invité à cette activité.

Il devra cependant par la suite en rendre compte et justifier de sa décision auprès du CA et éventuellement devant une assemblée AG ou AGE si le membre concerné conteste cette décision.

Le membre ou invité exclu d’une activité ne peut entraver le déroulement de celle-ci de quelle que manière que ce soit.

Il pourra cependant faire appel auprès du CA ou d’une AG à sa prochaine réunion.  

Une sanction doit toujours être notifiée à l’intéressé.

Une exclusion lui sera en outre transmise :

-par lettre recommandée à la dernière adresse connue de l’intéressé par le club,

-par courrier ordinaire ou mail avec accusé réception

-par information verbale habilitée devant témoins

Elle prend cours dès sa notification par l’instance compétente.

6° DEMISSION

Lorsqu’un pilote est démissionnaire, exclu ou suspendu,

son passager, sa passagère ou compagnon peut encourir le même statut.

Lorsqu’un membre cesse d’être détenteur ou utilisateur d’une moto BMW, il sera considéré comme démissionnaire. Sa démission sera effective à la fin de l’exercice en cours.

Il est tenu d’informer le CA du dessaisissement de sa moto BMW dès sa survenance.

7° POLITIQUE DES INVITES

Chaque membre peut, sous son entière responsabilité, inviter un ou deux motards, lors des balades. Il veillera à ce que son invité et sa moto répondent bien aux exigences prévues dans la fiche « membre pilote ». L’invité est tenu aux mêmes engagements que les membres.

Lorsque sa participation devient habituelle (plus de quatre fois sur la même saison), il sera tenu de solliciter sa candidature en qualité de membre adhérent tout en respectant le point 1° cité ci-avant.

8° FICHIER MEMBRES

En aucun cas un membre ne peut utiliser les données personnelles d’autre(s) membre(s) récoltées via le club, sans accord préalable et explicite des intéressés et celui du club.

Ces données sont entre autres : noms, téléphones, adresses postales ou électroniques, types de véhicules, dates de naissance…. . Ceci afin d’éviter notamment toute pollution d’actions à des fins commerciales, telles que publicités ou actions promotionnelles.

L’information interne au sein du club, entre membres notamment, est préconisée via le webmaster ou un membre du CA qui, éventuellement, répercute sur les membres.

Relativement à une activité, un organisateur ne peut contacter en direct d’autres membres sans avoir obtenu d’abord l’accord préalable d’un membre du CA sur l’enregistrement de son activité à l’agenda, ceci afin d’éviter des concomitances gênantes dans les activités du club.

Pour l’information externe, le demandeur proposera son annonce au président ou à un membre du CA qui, après acceptation, diffusera alors à l’ensemble du club via le webmaster uniquement habilité à cette fin.

9° DROIT A L’IMAGE

Durant la saison, il arrivera qu’un membre soit filmé ou pris en photo durant les activités (balades, trips, voyages, soupers,…). Ces images seront diffusées dans le cadre du club à savoir le site du club, sa page Facebook, etc.

En signant la fiche membre-pilote, vous nous accordez implicitement votre droit à l’image ainsi que celui de votre passager(e) à la stricte condition que ce droit se limite à l’usage du club. Si vous ne désirez pas nous accorder ce droit, un simple courrier ou mail adressé à un administrateur suffira. Cette disposition est rétroactive pour les membres ayant déjà signés une fiche membre-pilote.

10° ORGANISATION DES BALADES ET DES TRIPS

  1. Toutes demandes pour l’organisation de balades ou minitrips doivent avoir l’approbation du comité.
  1. Toutes organisations demandant une participation financière devront faire l’objet d’un accord de planification des payements. Les acomptes demandés seront des montants forfaitaires par participant et arrondis à la cinquantaine ou centaine la plus proche.

Les acomptes seront dans tous les cas versés sur le compte du club réservé à cet effet.

  1. Tout payement d’acompte ou facture (hôtels, réservations. etc.) se fera uniquement par le compte du club sur production d’une facture.
  1. Le ou les soldes éventuel(s) de fin de séjour seront payés individuellement par chaque participant. Le club n’est pas responsable du solde de fin de séjour.
  1. L’organisateur et les participants devront s’engager et veiller au respect des statuts et du R.O.I., de l’honorabilité du club et du Comité.

Les membres inscrits comme participants aux trips et balades dérogeant aux principes élémentaires cités ci-dessus seront passibles de sanctions.

Le club et l’organisateur se réservent le droit d’accepter l’inscription de participants.

  1. Si un participant est empêché ou doit annuler l’activité qu’il a réservée, le club et l’organisateur ne pourront être en aucun cas tenu responsables du montant exigé par les tiers. Les frais d’annulation seront à charge de la personne ou du groupe se désistant. Les acomptes payés seront destinés à créditer les annulations demandées par les opérateurs concernés. Après décompte les sommes restantes seront remboursées au désistant. Les personnes ne pouvant pas honorer leurs engagements peuvent le communiquer au comité afin que celui-ci propose à d’autres membres les places vacantes.
  1. Aucune inscription ne pourra être prise en compte après la date de clôture de l’activité sauf accord de l’organisateur ET du comité.
  1. Pour le jour du départ d’un trip, les participants devront avoir remis à l’organisateur une fiche reprenant : les noms et les coordonnées de personnes pouvant être contactées en cas d’urgence ainsi que les coordonnées de l’assistance individuelle.
  1. Toutes contestations pour la présence à une activité doivent se faire par écrit au maximum un mois après la date de l’activité.
  1. Lors de la préparation d’une activité, l’organisateur devra mettre en copie à l’adresse mail du club, tous les mails liés à l’organisation de son activité. L’organisateur ne peut en aucun cas engager le nom du club sans l’autorisation du comité.
  1. L’organisateur doit vérifier lors de l’inscription à un trip si le participant est en ordre de cotisation pour l’année. Avant le départ, le club prélèvera de l’acompte versé par le participant non-membre le montant de la cotisation annuelle.
  1. Le club décline toutes responsabilité civiles ou morales en cas d’accident. Il ne reconnaît aucune autre activité que celle inscrite à l’agenda.

11° MONTANT DES COTISATIONS (pour l’année 2017)

17,00€  Membre junior (<=17ans) et sympathisant

20,00€  Membre passager

35,00€  Membre pilote

(ces montants sont révisables chaque année)

Une cotisation payée par un nouveau membre après le 1 septembre de l’année

est valable pour l’année suivante par déduction de celle-ci du montant de l’année suivante.  

Le Comité d’Administration, les administrateurs en poste :

Hugues Dujacquier,  président

Marc Lalieu, Trésorier

Lebrun Andrée, Secrétaire